(文:外貿協會蘇琬茹專員,整理:陳奕綸)

今年颱風的名稱很好玩,「莫蘭蒂、馬勒卡、梅姬 」= 「沒人在、麥擱卡、沒錢」!

展場外梅姬風雨交加,小編我此刻也正坐鎮辦公室內展覽進場值班無空調汗如雨下……

想起前陣子不知哪根筋不對,竟然一時興起跑去跟人家學什麼PMP!?不知則已,一學驚人,原來專案管理的眉眉角角始終存在在每個展覽業務的環節中,趁著值班STAND BY電話沒郎卡的空檔來跟大家分享一下專案管理於會展產業的實務應用吧!

什麼是專案?

所謂「專案」這兩個字的定義非常廣泛,凡舉符合「暫時性Temporary(有明確開始和結束的時間)、逐步完善Progressive Elaboration(各流程間交互作用影響並重複進行改善與更新)及具有獨特產出Uniqueness(有形的產品或無形的服務或結果)。」三大特性的都叫做專案,由此可見,其實大部分白領階級的工作性質幾乎都可以稱作為專案,只是各行業KNOW-HOW稍有差異、每個案子複雜程度不同。

專案管理理論概念即是希望透過邏輯化的管理方式將所有符合上述三項特性的工作能有一套完善的作業流程,以最低成本的資源投入,追求最理想的產出,再將本次執行的結果文件化整理歸檔留下Lessons learnt,留給下一次或其他類似專案經驗學習之參考,下個專案便能進化成更完美的境界,觀前顧後、步步斟酌,說實在完全是個Control Freak的fu啦。

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專案管理的知識架構

專案管理的五大流程:起始→ 規劃→  執行→  監控→ 結束

起始:取得專案或階段授權的流程,在起始流程中,初步範疇被界定、財務資源亦獲得承諾,影響整個專案結果的內、外部相關人員亦被辨識,並指派負責該專案的專案經理(專案負責人/策展人)。

規劃:建立投入的總範疇、界定並精細化專案目標(KPI),且發展行動方針,以及達成目標所需的流程。規劃流程將會發展出專案管理計畫書與專案文件,以供執行專案之用。

執行:完成專案管理計畫書中所定義的工作,涉及協調人員與資源、管理關係人期望以及依照專案管理計畫書來整合與執行專案活動,並規劃預定活動期程變更,資源生產力與可用性之變更及無法預測的風險等。

監控:追蹤、檢討並調整專案進度與績效,辨識計畫內需要變更的任何部分,並啟動相對應之變更等所需的流程。至高點監控,定期衡量與分析專案績效,從相關事件或例外狀況中辨識出與計畫書間之變異,以便適時執行矯正或預防措施。

結束:完成橫跨於所有專案管理流程組的所有活動,以正式結束專案或階段、或合約義務所需執行的工作。

專案管理的會展實務應用

舉辦會展活動的本身即是一典型的專案,應用專案管理的觀念與方法,將有助於提昇會展的績效。因為會展活動必須在有限時間內充分找到適當的資源並合理調配,而所需的資源涵蓋很廣,商流、物流、人流、資金、訊息、新創商機等,亦需要多方的協調與配合,十足考驗策展人與展務人員們的策劃與溝通能力。

一、會展活動起始階段:

  1. 確定活動的目的、相關人員的期待、預算及資源限制(時間、人力、空間等),以評估可行性、重點KPI與需求。
  2. 初步確認後,(專案經理)策展人即可透過取得章程(即主辦權簽陳、合約等核准文件),以確定專案執行(會展活動舉辦)的授權。

二、規劃階段:

  1. 依會展活動目的與需求,評估與選定適當的執行方式、時間與地點,以規劃活動流程及執行計畫。
  2. 將活動依執行程序(如活動前、中、後),由上而下拆解工作項目,與工作團隊成員腦力激盪出創意作法。
  3. 分析每個工作項目內容、資源需求、費用需求、工作時間等,以確定每個活動的成本與時程規劃,製作各項工作檢核表,以作為執行與監控時的掌握點。
  4. 團隊人員分組與工作項目權責分配,確定每個工作項目皆有負責人,並依權責指派工作代理人及配置機動支援人力。
  5. 規劃內部團隊執行的工作(例如選位協調會及所需文件、設備)及外包的工作項目(如舞台設計/發包、燈光、音響、餐飲服務)與外包的模式(現有合約內採購或另起標案)。
  6. 工作執行計畫風險考量及緊急應變措施,如颱風應變計畫、主講者/貴賓臨時無法前來或交通延誤時的預備活動、戶外活動雨天備案等。

三、活動執行、流程監控與結案:

  1. 活動執行、流程監控可分為【會展前】、【會展中】、【會展後】等三階段運作。

【會展前】:進退場安排、場地布置、設備取得與安檢測試、與會人員事前聯繫及行程確認、文件/宣傳品資料印製(各式手冊、活動指南等)、訂購餐點、司儀主持人及服務接待人員訓練等。
【會展中】:工作人員是否依計畫就位的掌控、活動流程掌控、突發狀況回報與處理等。
【會展後】:活動結束人員交通接送、場地復原、收拾與歸還器材等。

  1. 依計畫執行並隨時確認各項工作執行的狀況與成效,並進行結案報告(Lessons learnt)文件化歸檔,包含經費核銷及外包合約驗收,紀錄整理(活動文字與影音紀錄)、召開檢討會,作為經驗學習。

 

可見會展產業的工作屬性,活動承辦人除了必須對展會活動舉辦充滿熱情外,亦亟需是具備領導能力、策劃、應變能力、組織能力、溝通能力、預算控管、人事管理、市場行銷等能力,專案管理職能的人才……說穿了就是需要個三頭六臂、龜毛細心、優秀的control freak啦! 啊…電話又來了! 會展與專案管理就聊到這邊,下次見~

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