繼小編上一篇分享的展覽分工職務有展務宣傳承辦人之外 ( 推薦閱讀: 另類的快閃服務業 ),接下來要介紹展覽的活動承辦人到底都在忙什麼呢?

只許成功不許失敗  
展覽組成的元素中,除了要有參展廠商及擠爆現場的參觀人潮之外,展覽的周邊活動也是重要的元素之一,而且豐富的周邊活動也能提高參觀者的出席率與創造展覽亮點等,一舉數得啊!展覽活動經常包含展前記者會、開幕典禮、展中新品發表會等,大部分的活動目的可替參展廠商打造額外的宣傳平台,也可藉由周邊活動達到聚焦宣傳展覽的作用
這些活動的呈現通常是一次性且不可重來的,所以活動承辦人必須詳細規劃活動流程、吸引目光的方式。舉例來說,一場記者會的安排,雖然通常不到1小時的活動時間,從尋覓場地到選定場地後,大到舞台的規劃、座位安排,小到茶點的位置及桌花的擺設,活動承辦人可都需要一段長時間的規劃及聯繫安排,才能讓流程及現場動線順暢。事先的準備,可是一個都不能少,可能需要同時間與許多不同的單位聯絡,例如場地單位溝通舞台架設在哪裡、座位多寡、舞台裝潢設計及燈光音響硬體廠商,以及餐點分述等安排,活動承辦人都得清楚協調各家廠商何時進場布置,提出明確的需求,現場才不會缺三落四,要電沒電,要指示牌沒指示牌,準備不週全。因此,每個環節都像拼拼圖一般,一塊都不能少,才能完成活動最後的樣子!

裝潢商進場布置

廠商展示及產品介紹

 

記者會正式開始

 

百場彩排換得彈指歡笑  
如果以餐點來比喻展覽活動,小編分享的記者會活動大概只能算是開胃小菜一碟,真正的主菜應該就是每場展會的開幕典禮活動了!一場開幕典禮參與人數少則60~70人,多則300~400人都有,除了在記者會提到的安排規劃是基本功之外,如果展覽剛好是重點產業,邀請總統、副總統等級貴賓到場的機會也就大幅提升,這時候活動規劃的層級就必須提高,也需要更精準地安排,幾點幾分總統抵達,何時是頒獎或致詞的時間等,維安人員及府方也會在活動前密集地與活動承辦人聯絡,不論是場勘或是流程的確認,即使只有短短5分鐘的繞場路程,活動承辦人跟維安人員都得經過不下數十次的場勘及模擬確認現場狀況,而且維安人員的組成又來自不同的單位,像是總統府、憲兵隊或是警察局等,活動承辦人得一一符合各單位所提出的要求,為得就是確保國家的大老闆出席時,沒有突發狀況,活動能順利進行。所以承辦人都得上緊發條,才能Hold住全場,確認流程萬無一失,常常腦子裡預先模擬可能會發生的狀況,例如貴賓太早抵達或太晚到場,是否需要準備墊稿詞以免活動冷場等,揭幕的道具也得測試幾百次,確保正常運作等。因此,活動承辦人常常在短期間承受密集的壓力,直到活動順利結束,送走大老闆之後,才能鬆一大口氣呀!以下分享2016台灣國際遊艇展,可說是史無前例的邀請到前後任國家副總統到場,大家可以想像一下一位國家元首,小編就需要開許多會了,更何況是前後任的國家代表都出席呢,可是開了不下百次的會議,展場都快走爛了,就只為了這一瞬間啊(淚),希望你們都有到場支持遊艇展!(更多展覽工作分享,
同場加映:遊艇陸運作業,越夜越美麗 )

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