那些展覽教我的事

文：外貿協會謝庭郁專員  編輯：陳奕綸

2016年8月2、3日貿協舉辦了第一個B2B專業美容展，這也是我進貿協後主辦的第一個展。由於籌備期不足4個月，因此籌備後期幾乎天天加班，加上我是缺乏辦展經驗的菜鳥展務，許多事都必須請教前輩。但新人辦新展的好處在於沒有包袱，能天馬行空的發想各種使辦展過程更加順利高效的方式，並思考現有辦展過程可改善之處。現在回想籌備期，辛苦已經遺忘，留下的是珍貴的實戰經驗！

2016臺灣國際專業美容展暨產業論壇8月2日於台北國際會議中心101會議室展出

最大的收穫之一，是藉由展前訪廠、與廠商交流，對產業有更清楚的認識與瞭解。近年韓國美妝大舉攻佔國際市場、在各國際美容展的形象也日益鮮明，相對於此，儘管代工為主的台灣廠商能見度低，但台灣美妝產業實力其實不容小覷！事實上，目前已有許多台灣品牌打入國際市場，比如知名美髮品牌「歐萊德」以「瓶中樹」成功製造話題(除了洗髮精瓶身可完全可分解外，最具巧思處在於瓶底藏了一顆種子，作為垃圾掩埋後，不但不會汙染環境，未來還會長出一棵樹。），現在全球各地，從白俄羅斯到荷蘭、義大利、法國、德國、丹麥等，已有許多認同其環保理念的綠沙龍，它們除了販售「歐萊德」產品，更重要的是將「歐萊德」的精神：「綠色消費、愛護地球」推廣至世界各地。

進入展覽這個工作領域前，完全沒有想到展覽有這麼多細節，對小編來說衝擊最大、學到最多的是…

一、我認為有效的溝通方式，對方也這樣認為嗎?  

隨著時代變遷，多數的公司行號與客戶之間都是以email聯繫，但當角色對換時，參展廠商希望接收到的不只有email，還有紙本郵寄資料、電話、傳真等。往往使用email聯繫參展廠商，得到的回應都是沒有收到、不知道不清楚(小編心裡OS: 難道客戶寄的email，也都沒有收到不清楚不知道? )。為達到有效溝通，小編建議展務人員有個memo，記

下聯繫有障礙的廠商，針對特別重要的訊息，一定要派出飛虎部隊，用盡任何辦法讓廠商收到訊息，減少資訊不對稱的狀況，避免展覽期間不斷處理重複發生的狀況，減少場兵荒馬亂的情形，寧願事前多做一點，也不願事後浪費口水，這是小編的血汗心得。

二、細節累積起來才是成果 

簡單來說展覽的兩大主要元素是廠商及買主，參展廠商為了賣出自家商品使出渾身功夫，就是希望能夠訂單接不完，後續商機無限；而買主則是希望可以發掘獨特新品，替公司找到品質好、供貨穩定的廠家。每個專業展小編及同事們都會動員駐外單位洽邀買主團來台參觀。

所謂遠道是客，一定要替他們媒合到適合的業者，這樣廠商才可以順利接單。接下來小編就粗淺地跟大家分享買主接待流程以及重要的小細節~

1.行程規劃：國際買主來臺觀展大多停留３至４天，再扣掉交通往返、吃飯、休息等一些瑣碎日程，剩下來的每分每一秒都極為珍貴。事前切記一定要跟買主確認飛機抵離時間、有無既定（無法更動）的行程、特別想要參觀（拜訪）的廠商等，這樣才好安排後續事宜。建議最好能在買主抵臺前２周就將所有行程拍板定案，與所有協力窗口確認當日流程；最好能在買主出發前一周將行程先提供給其參考，讓他們也可以事前瞭解在臺行程，並做點功課。

2.證件製作：為了避免櫃台製作證件耗時過久，整團買主在展場外枯等也尷尬；預先製證可以讓當日流程更為順暢，買主到展場就能直接入展場參觀，說不定還可以多談一筆訂單！                               <等著換證入場的各方人馬聚集在外，還是預先作證比較能掌握時程>

3.亮點廠商：在時間跟人力允許下，簡易的導覽可以幫助買主更加了解展覽；所謂老王賣瓜，規劃導覽路線時一定要納入展覽亮點、重要廠商、符合買主需求的相關攤位，才能事半功倍，提高下單率。                             <正在跟廠商接洽中，接下來就請廠商跟訪團介紹自家產品啦~>

2014年台北夏天還沒吃到粽子就來了~~  還在印刷廠吸粉塵的我，得到了之後要去展覽處設計組的消息。同年七月，我接旨謝恩，轉調設計組，然後成為2016年遊艇展的設計師。

主視覺
第一屆的主視覺大家覺得很簡潔，但似乎有些力道不夠。2014年的年尾決定修改，但過程並不是很順利。我與承辦人默默的轉變成龜毛2人組，設計公司的稿子一直來，我們不滿意一直退，設計公司對我們有怒不敢言，只能認命繼續改。過完農曆年後，展前一年的大限就在眼前，砍砍殺殺之後大家取得共識，以第一屆的主視覺為基礎進行改良，在開展前一年確認2016年遊艇展主視覺。

繼小編上一篇分享的展覽分工職務有展務及宣傳承辦人之外 ( 推薦閱讀： 另類的快閃服務業 )，接下來要介紹展覽的活動承辦人到底都在忙什麼呢？

只許成功不許失敗  
展覽組成的元素中，除了要有參展廠商及擠爆現場的參觀人潮之外，展覽的周邊活動也是重要的元素之一，而且豐富的周邊活動也能提高參觀者的出席率與創造展覽亮點等，一舉數得啊！展覽活動經常包含展前記者會、開幕典禮、展中新品發表會等，大部分的活動目的可替參展廠商打造額外的宣傳平台，也可藉由周邊活動達到聚焦宣傳展覽的作用。這些活動的呈現通常是一次性且不可重來的，所以活動承辦人必須詳細規劃活動流程、吸引目光的方式。舉例來說，一場記者會的安排，雖然通常不到1小時的活動時間，從尋覓場地到選定場地後，大到舞台的規劃、座位安排，小到茶點的位置及桌花的擺設，活動承辦人可都需要一段長時間的規劃及聯繫安排，才能讓流程及現場動線順暢。事先的準備，可是一個都不能少，可能需要同時間與許多不同的單位聯絡，例如場地單位溝通舞台架設在哪裡、座位多寡、舞台裝潢設計及燈光音響硬體廠商，以及餐點分述等安排，活動承辦人都得清楚協調各家廠商何時進場布置，提出明確的需求，現場才不會缺三落四，要電沒電，要指示牌沒指示牌，準備不週全。因此，每個環節都像拼拼圖一般，一塊都不能少，才能完成活動最後的樣子！

展覽通常短短四天，但背後所需的籌備作業可長達一年之久，這其中包含了多少酸甜苦辣？讓我們娓娓道來~

• 展覽主要推手1─展務
  展務的工作如同一個國家的內政部一般，所有的參展廠商及參觀者就像國內的人民。展務決定了展覽的方向和形狀，需要強大居中協調的能力及具備滿足所有與會者的使命感，是這個另類國家的終極保母。一年下來，可能歷經了無數次的崩潰和重組，為的就是希望展覽能求新求變，帶給使用者不一樣的體驗，創造最大化的效益。

• 展覽主要推手2─宣傳
  相較於內政部的繁雜，宣傳的業務像外交部，負責行銷和對外的溝通聯繫。宣傳決定了展覽的形象，不僅需要協調技巧，更需要強大顛倒黑白的包裝功力，為的不外乎是提升展覽吸引力，竭盡所能讓展覽在展前、展中及展後在所有與會者心中留下最美麗的倩影。

看官們，照過來！

今天要分享小編處女秀：第一次辦展的酸甜苦辣經驗。

人都有第一次，實不相瞞，小編我是展覽界的新手，剛加入這單位不到一年，以前從未辦過展。

回想當初接到這個任務，也不知跟誰借的膽，居然欣然接受！ (其實小編為了三餐温飽、長官交辦、考G伺候，最好還是視時務為俊傑！)

俗話說：憨人有憨膽、天公疼憨人，我這個菜鳥，不但要開始辦展，而且還要辦全新的展覽，新手上路，一切都是新的，